| REGLEMENT
INTERIEUR
PREAMBULE
Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser
et compléter les statuts (By-Laws) de Washington Accueil Association,
dont l'objet déclaré dans le certificat d’incorporation
est :
• d’accueillir et aider les personnes de langue française
s’installant à Washington D.C. et sa périphérie
;
• de leur apporter des informations et renseignements sur la vie
pratique, la culture et les coutumes américaines ;
• d’organiser des activités permettant les réseaux
amicaux et la pratique de la langue française.
L’association
est libre de toute influence politique et confessionnelle. Son bureau
et sa gestion sont indépendants des appuis matériels et
moraux qui lui sont accordés.
En aucun cas ce règlement
ne se substituera aux statuts.
I - LES MEMBRES
1. Composition
Toute personne, francophone ou francophile, sans distinction sociale,
politique, raciale ou confessionnelle, est bienvenue au sein de l’association.
C’est à tout moment que l’association pourra accueillir
de nouveaux membres, par le biais d’une inscription en personne,
par courrier postal ou par email auprès de WAA.
2. Fonctionnement
des clubs
• Clubs d’activités
Tout membre de WAA qui le souhaite peut créer un club d’activité.
La Présidente de l’association devra en être informée
par écrit (courrier électronique accepté). Chaque
club est organisé et planifié dans un souci d’accueil
mais reste à la libre discrétion de sa responsable bénévole.
L’animatrice peut néanmoins demander une participation aux
frais suivant les besoins de l’activité. Cela peut être,
aussi bien l’embauche temporaire d’un professeur que l’achat
d’ingrédients de cuisine ou la location d’une salle.
Ces frais seront partagés entre les participants à l’activité.
• Les responsables
des clubs d’activités
Ils sont obligatoirement membres de WAA, ils organisent et planifient
leurs rencontres à leur guise mais toujours dans un souci d’accueil.
Ils présentent leurs activités lors du grand café
de rentrée à l’ambassade et fixent dans la mesure
du possible un calendrier annuel de rencontres selon une périodicité
régulière afin que les membres qui souhaitent participer
à plusieurs activités puissent s’engager en connaissance
de cause.
Ils communiquent les coordonnées des participants à leur
club aux responsables de la coordination des clubs afin de contribuer
à une mise à jour efficace du fichier, les nouveaux inscrits
ne possédant pas toujours un numéro de téléphone
et une adresse email lors de leur inscription.
Ils fournissent aux responsables de La Plume un compte-rendu de leurs
activités (qui peut être très succinct) à paraître
dans la plume qui est publiée environ tous les deux mois.
Les moyens de communication privilégiés seront la messagerie
électronique et le journal La Plume qui permettront de rappeler
les dates ou de communiquer toute information.
• Cours payants
Ce sont des clubs à caractère éducatif. Le professeur
est membre de WAA et il accorde un tarif préférentiel aux
membres de l’association. Ses tarifs sont clairement spécifiés
dans la plume.
3. Cotisation
Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé à la majorité des
voix du bureau. Pour l’année 2005-2006, la cotisation annuelle
s’élève à 50$ par famille (papa, maman et leurs
enfants). L’année WAA commence le 1er août et se termine
le 31 juillet. Une cotisation payée après le 1er mai sera
valable pour l’année suivante.
Un tarif réduit de $10 est accordé aux stagiaires, aux jeunes
filles au pair et à toute personne à faibles revenus qui
en fera la demande.
Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé.
4. La charte du membre
« Je suis à jour de mon inscription.
Je participe dans la bonne humeur aux activités de WAA, consciente
du travail bénévole accompli par les responsables des dites
activités.
Je préviens la responsable de l’activité de ma présence
ou de mon absence, surtout en cas d’occasion particulière,
sortie ou repas.
Je réponds rapidement aux invitations aux différents événements
organisés par WAA (arbre de Noël, dîners…) afin
d’en faciliter l’organisation et d’éviter le
travail de relance.
Je m’inscris impérativement quand quelque chose à
lieu à l’ambassade car l’association doit remettre
la liste des participants au personnel de la sécurité afin
qu’ils autorisent l’accès aux lieux.
Je préviens les responsables du fichier de tout changement d’adresse
ou autre coordonnées, téléphone, email, afin entre
autre de continuer à recevoir la plume.
Je n’utilise pas les listes de diffusion ou l’annuaire des
membres à des fins commerciales ».
5. Perte de la qualité
de membre
Tout membre peut être radié de l’association si le
bureau le juge nécessaire dans l’intérêt de
l’association. Cette décision est prise à la majorité
des deux tiers du bureau.
II - FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
6. Le bureau
Conformément aux statuts, le bureau est élu pour deux ans.
Il est composé au minimum de cinq directeurs dont quatre «
officiers »:
• le président, dont le mandat de 2 ans, est renouvelable
une fois ;
• au moins un vice-président, un vice-président pouvant
être de nationalité américaine ;
• un trésorier,
• un secrétaire.
A ces « officiers », s’ajoutent d’autres directeurs
comme le responsable de la base de données et son adjoint si besoin
est ainsi qu’un adjoint trésorier et un adjoint secrétaire
si nécessaire.
Les fonctions suivantes
ne peuvent être cumulées ; président, trésorier
et secrétaire.
Le bureau confie les tâches spécifiques à chacun de
ses membres. Chacun peut s’entourer de l’aide extérieur
nécessaire pour mener à bien la mission qui lui a été
confiée.
Pour clarification,
les principales missions des membres du bureau sont les suivantes :
• Le président coordonne les actions de l’association,
est responsable de sa bonne marche et de l’exécution des
décisions prises par le bureau. Il préside les réunions
du bureau et assure les relations avec les organismes extérieurs
(autres associations, Fiafe, consulat, ambassade…). Il veille avec
le trésorier sur les comptes de l’association et détient
la signature du compte bancaire.
• Les vice-présidents accomplissent les tâches qui
leur sont confiées par le bureau. Un des vice-présidents,
assumera les pouvoirs et fonctions du président en cas d’absence
ou d’empêchement de celui-ci. L’un des vice-présidents
est en charge de l’accueil. Il coordonne le bon fonctionnement du
bureau d’accueil au consulat, assure le lien avec le comité
des hôtesses de quartier ;
• Le trésorier est responsable de la gestion et de la conservation
des fonds de l’association :
- il est mandaté par le bureau pour déposer les fonds au
nom de l’association sur des comptes bancaires ;
- il signe et exécute tous contrats au nom de l’association
avec l’autorisation du bureau et peut, seul, effectuer tous règlements
à concurrence de US 1.000,- ;
• Le secrétaire rédige et conserve les minutes des
réunions. Il est chargé de remettre toutes les notifications
de l’association avec l’autorisation du bureau. Il rédige
un compte-rendu de chaque réunion du bureau.
• Le responsable de la base de données (fichier), enregistre
informatiquement les inscriptions des membres sur l’ordinateur du
bureau de WAA à l’ambassade, et tient à jour la base
en fonction des départs et arrivées. Elle organise le mailing
de la plume et réalise l’annuaire des membres avant la fin
décembre dans la mesure du possible.
Le bureau se réunit
régulièrement, au minimum 2 fois par an (By-Laws) mais en
principe une fois par mois pour définir et affiner les projets
de l’association. En cas de vote sur les activités les décisions
seront prises à la majorité simple des présents.
Chaque membre du bureau
s’engage à participer activement au travail d’un ou
plusieurs comités.
7. Tenue des comptes
et documents
L’année fiscale de l’association est fixée du
1er août au 31 juillet de l’année suivante.
L’association
garde les archives, tient une comptabilité complète et exacte,
les minutes de toutes les réunions et la liste des noms et adresses
de tous les membres.
8. Les comités
Ce sont des équipes de travail qui fonctionnent de façon
permanente ou occasionnelle pour assurer la bonne marche de l’association.
Un comite d’organisation est créé chaque fois qu’un
évènement important est en cours de préparation (soirée,
exposition…). La liste de comités est régulièrement
diffusée dans La Plume d’WAA.
Comités permanents :
• Le Comité de l’accueil
Il tient la permanence au bureau, accueille et renseigne les nouveaux
venus.
Il prévient les hôtesses de quartier respectives de l’arrivée
d’une nouvelle famille.
Il vérifie que le consulat et l’ambassade possèdent
une plaquette sur l’association à la disposition des nouveaux
arrivants. Il gère le courrier postal et électronique qui
arrive au bureau.
• Les Hôtesses de quartier
Elles accueillent les nouveaux venus de leur secteur, leur présente
l’association et ses activités et répondent à
leurs questions éventuelles.
Elles proposent et organisent chaque année un ou plusieurs cafés
de rencontre entre les nouveaux et anciens membres de leur quartier de
façon à faciliter leur intégration.
Elles autorisent l’association à diffuser leurs coordonnées.
• La coordination des clubs d’activités
La coordinatrice est à l’écoute des problèmes
que peuvent rencontrer certains clubs d’activités.
Elle vérifie que les participants aux clubs d’activité
sont à jour de leur cotisation. Elle fait remonter aux responsables
du fichier les coordonnées des nouveaux qui n’avaient pas
pu remplir entièrement leur fiche d’inscription. Elle diffuse
aux responsables de clubs des informations urgentes et effectue des relances
éventuelles par email pour les événements organises
par l’association.
• La publicité
La responsable de la publicité recherche les annonces payantes
pour le journal La Plume d’WAA et pour l’annuaire. En prévision
de chaque édition, elle établit un tableau des passages
payants qu’elle communique a la responsable de la publication.
• La Plume d’WAA
Ce comité regroupe les responsables et rédacteurs réguliers
du magazine.
9. Les évènements
Ils sont ouverts à tout francophone ou francophile qui souhaite
y participer qu’il soit membre ou non de WAA :
• Les soirées et autres évènements ponctuels
(sauf indication contraire)
• Les « rendez-vous » cafés et dîners
10. Les moyens de communication
• L’accueil
au bureau de WAA, à l’ambassade de France de 10h00 à
13h00 les mardi, mercredi et vendredi.
• La Plume d’WAA,
le journal de l’association
Au nombre de 6 par an, la Plume donne des informations pratiques et culturelles
et sert de lien entre les adhérents. Elle propose entre autre des
sorties, annonces, et groupes d’intérêts.
• Le site Web
Il présente l’association et ses activités. Les adresses
email des responsables d’activités pourront y être
communiquées sous réserve de leur accord.
Membres et non membres de l’association peuvent déposer gratuitement
une annonce sur le site Web à condition que celle-ci ne soit pas
à caractère commercial. Les annonces sont à adresser
à contact@washingtonaccueil.org.
• Les adresses
email
La boite « contact@washingtonaccueil.org » est à la
disposition des membres ou non membres afin de solliciter l’association.
L’association communique par email vers ses membres pour diffuser
des informations entre 2 éditions de la Plume d’WAA.
11. Assemblée générale ordinaire
Elle a lieu une fois par an, et est organisée conformément
aux dispositions statutaires.
12. Election du bureau
et remplacement d’un membre
L’élection du bureau a lieu tous les deux ans. Il s’agit
conformément aux statuts d’un scrutin majoritaire sur liste
bloquée. La liste ayant obtenue le plus de voix est élue.
Chaque membre peut constituer son équipe avec d’autres membres
et présenter une liste. La liste devra être communiquée
à la présidente en exercice au moins deux semaines avant
la date de l’élection afin que la communication aux membres
puisse être réalisée dans le délai statutaire
minimum de 10 jours avant la date de l’élection. Les statuts
prévoient en outre la possibilité d’utiliser le vote
par correspondance pour l’élection du bureau. Le bureau élu
chargé de la préparation de l’élection peut
décider où non de recourir à cette procédure.
En cas de départ d’un membre avant le terme de son mandat,
le bureau désignera son remplaçant sans procéder
à de nouvelles élections.
13. Dissolution de
l’association
La dissolution de l’association peut être prononcée
à la demande du bureau, en assemblée générale
extraordinaire, le vote se faisant aux deux tiers des membres présents.
L’actif est alors distribué a des œuvres charitables
ou francophones selon la décision prise par l’assemblée
générale extraordinaire.
III
- DISPOSITIONS DIVERSES
14. Publication du
règlement intérieur
Il peut être consulté à tout moment sur le site www.washingtonacueil.org
et il est affiche dans le bureau de WAA au consulat. Toute modification
majeure du texte sera portée à la connaissance de l’ensemble
des membres par le biais de La Plume.
15. Modification
Le règlement intérieur de l’association est établi
par le bureau.
Il peut être modifié par le dit bureau ou sur proposition
de 10% des membres. Cette proposition devra être communiquée
par écrit à la présidente de l’association.
Washington D.C., le 7 septembre 2005
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